HR практики: Офбординг

— Что такое офбординг, почему в рунете о нем так мало информации?

Светлана: Оффбординг – это то, что начинает происходить, когда сотрудник уходит из компании. Это и то, что сопровождает процесс увольнения; и то, что происходит после того, как сотрудник уволился. Изначально этот термин применялся компаниями, которые проводили массовое сокращение персонала. Сейчас уже так говорят в принципе про любое увольнение. Про оффбординг написано мало, потому что слово новое. А вот про то, как увольнять грамотно, написано много. Я первый раз давала на эту тему интервью «Журналу Руководителя» в 2004 году http://www.aswellas.com/ru/article_view.php?id_wwwarticle=1

Могу сказать, что с того момента практически ничего не поменялось и все мои советы 16-летней давности до сих пор актуальны. Моя профессия как рекрутера – это помогать нанимать людей. Делать так, чтобы работодатель и нашли друг друга, договорились и работали вместе долго и плодотворно. Однако, нанимаясь на работу, сотрудник уже в этот момент думает, что будет происходить, когда он будет из этой компании увольняться. А до этого, на предыдущей работе, тоже думал, как найти новую. Работодатель, со своей стороны, нанимая сотрудника, всегда думает, как будет его увольнять. Найм и увольнение – это такой бесконечный общественный процесс, как лента Мёбиуса.

— Почему офбординг это больше чем прощальное интервью и почему он не заканчивается после ухода сотрудника из компании?

Светлана: Сотрудники – амбассадоры бренда компании. Уходя, они не перестают о вашей компании говорить, отвечать на вопросы о ней, рекомендовать или не рекомендовать ее товары и услуги. Бывшие сотрудники оставляют отзывы о компании на карьерных сайтах, общаются с вашими конкурентами. И очень важно, чтобы они говорили о компании позитивные вещи. Настоящий оффбординг включает в себя взаимодействие с бывшими сотрудниками даже после того, как они уже ушли из компании. В компании McKinsey, например, даже есть свой Alumni Center и отдельный веб-сайт, через который общаются более 34,000 бывших сотрудников из 120 стран. Компания устраивает для них более 100 мероприятий в год, как очно, так и онлайн. Неудивительно, что компания имеет стабильно высокий рейтинг среди кандидатов.

— То есть, вы считаете, что услуга помощи увольнения в организации востребована компаниями?

Вениамин: Она жизненно необходима для многих компаний, особенно для тех, которые находятся в перманентном застое. При этом в тех компаниях, которые демонстрируют рост, такой вид сопровождения тоже необходим, как и любое другое обновление в любом другом организме. По мнению ученых, тело заменяет себя полностью новым набором клеток каждые 7 — 10 лет, а некоторые наши важнейшие части организма обновляются еще быстрее. В природе это явление также существует. Так, змея полностью обновляет кожный покров за 1 год. Каждый год змея – это уже абсолютно новая змея. Любая организация – это сложная самоорганизующаяся, саморегулирующаяся и саморазвивающаяся экосистема. И, как ни странно это звучит, чем разнообразнее ее составляющие, тем система устойчивее.

Светлана: Услуга сопровождения оффбординга для организаций называется аутплейсмент. Сейчас в России такой услугой пользуются в основном крупные компании, такие как Coca-Cola, SAP, Сбербанк, Microsoft, LG, Kraft, Pepsico, BAT и  JTI. Как правило, услуги аутплейсмента они заказывают у крупных кадровых провайдеров, таких как ManpowerGroup или Kelly Services.

— Вениамин, я слышала, что у вашей компании LinkLab тоже есть услуга сопровождения карьерных переходов?

Вениамин: Да, у нас есть такая услуга. К нам часто приходят люди, которые застряли в каком-то профессиональном положении и в нем находятся настолько долго, что наступает своего рода профессиональная смерть. Они живы и работают, но заняты непродуктивной деятельностью. Или люди, которые уходят, не подумав, из перспективных компаний только потому, что они не могут выстроит отношения с руководством и коллегами, в итоге оказываясь у разбитого корыта.

Мы помогаем каждому человеку подобрать такую деятельность, которая обеспечит для него профессиональный рост. Или разрабатываем подходящую для них предпринимательскую деятельность. Все зависит от целеполагания и возможностей.

Я вижу свое предназначение в том, чтобы помогать как людям, так и компаниям расстаться грамотно. Когда люди думают о расставании, разрыве отношений – это всегда что-то очень больное и неприятное. А на самом деле, как мне кажется, расставание – вещь полезная. Когда люди находятся в бесперспективных отношениях очень долго, они выгорают. Часто само понятие увольнение воспринимается работодателем как позиция сверху вниз, а работником – снизу вверх: «Меня уволили». Поэтому негативные эмоции превалируют – обида, страх, злость, неуверенность. Кто-то уходит, хлопнув дверью. Кто-то уходит с понурой головой. Я делаю так, что люди уходят с ровной спиной и поднятой головой, потому что они понимают, что это нужно делать, это имеет смысл. Для того, чтобы обеспечить работодателю развитие, которое этот засидевшийся сотрудник сдерживает. А самому себе, как сотруднику — профессиональное развитие, самореализацию и рост. Так наш LinkLab становится маленькой, но важной деталью в огромном механизме создания прибавочной стоимости.

— Что должен сделать HR? Какова его роль в этом процессе?

Вениамин: В идеале HR – это наблюдатель за жизненным циклом сотрудника как работника компании. Правильная наблюдательная позиция влияет на то, как чувствует себя сотрудник в организации. Примерно так же, как наличие наблюдателя влияет на волновую функцию в уравнении Шредингера. HR может вовремя отследить, что тот или иной сотрудник выходит на какой-то новый этап цикла и предупредить руководителей об этом. HR отвечает за управление и грамотное документирование всех кадровых процессов. Это также очень важная составляющая работы. При оффбординге важны все стороны процесса: техническая, коммуникационная, психологическая, юридическая, общеорганизационная. Важно обеспечить грамотную передачу дел от сотрудника, который покидает компанию, к тому, кто будет продолжать его работу дальше.

Светлана: И если в случае с рядовыми сотрудниками это процесс достаточно простой: сдал ноутбук и пароли доступа, передал папки с документами или подотчетное оборудование, сдал ключи и пропуск и свободен, то при увольнении руководителя высокого ранга оффбординг выглядит совсем иначе. Во-первых, сама процедура может длиться от 1-3 месяцев до 2 лет. И включать в себя и поиск преемника, и его обучение и еще много всего. В качестве примера можно вспомнить историю со сменой финансового директора в компании Tesla в 2019 году. Предыдущий финансовый директор Deepak Ahuja уже уходил из компании в 2015 году, но в 2017 году ему пришлось вернуться назад, так как переманенный из Гугла Jason Wheeler продержался всего 2 года. Илон Маск попросил Deepak Ahuja вернуться. 

В конце 2019 года Deepak Ahuja передал бразды правления новому CFO Заку Киркхорну, но до сих пор остается советником и ментором. Кстати, HR в Tesla тоже поменялся.

Потеря ключевых топ-менеджеров – это всегда большой риск для компании. Некоторые организации, отказываясь от ключевых сотрудников, перестают существовать. При оффбординге топов важно не допустить утечку информации к конкурентам и грамотно осуществить передачу знаний внутри компании (Knowledge Transfer) от уходящего руководителя к новому.

— Можете рассказать пошагово, как на практике осуществить грамотно процесс оффбординга? Из каких этапов он состоит?

Светлана: Я дам небольшую памятку для HR, состоящую из 10 ключевых моментов, которые нужно обязательно учесть. Порядок действий вы, как HR, можете определить самостоятельно в зависимости от размера компании и внутренних регламентов. Рекомендую сделать чек-лист, чтобы было наглядно видно, что уже сделано, а что нет. Отдельный чек-лист (иногда его называют обходным) можно составить для сотрудника, чтобы у него было четкое представление о том, какой будет процесс, и он не забыл, например, забрать трудовую книжку или сдать пропуск.

1. Сообщите коллективу о том, что сотрудник уходит. Вам не нужны лишние сплетни и напряженность в коллективе. Другие сотрудники должны точно понимать, что происходит.
2. Организуйте передачу дел новому сотруднику или непосредственному руководителю.
3. Проследите, чтобы все подотчетное оборудование, документы, печати, ключи, пароли доступа, денежные средства, инвентарь, пропуск, а также находящиеся в личном пользовании мобильный телефон/ноутбук/автомобиль компании были сотрудником возвращены в организацию.
4. Вместе с IT департаментом проверьте, чтобы сотруднику был отключен доступ к внутренним IT системам, базам данных. Снимите с него административные полномочия (если они были) и передайте другому сотруднику.
5. Вместе с финансовой службой проведите окончательный расчет сотрудника с выплатой оставшейся зарплаты/отпускных/компенсаций.
6. Внесите изменения во внутренние документы компании: список сотрудников, базы данных, презентационные материалы для клиентов, др.
7. Проведите выходное интервью с сотрудником. Цель – понять истинную причину ухода сотрудника. Спросите его о том, что ему нравилось и что не нравилось в компании. Задавайте открытые вопросы и слушайте. Если проявить искреннюю заинтересованность, человек обязательно расскажет о том, что он чувствует.
8.  Предоставьте сотруднику все необходимые документы, а также рекомендацию о его работе, если он ее запросил.
9. Поблагодарите сотрудника за его работу в компании. Вы можете сделать ему памятный подарок, организовать прощальный обед с коллегами/руководством или другое мероприятие. Важно, чтобы прощание с компанией произошло на позитивной ноте.
10. Подключите сотрудника к Alumni клубу. Если у вашей организации его нет, возможно, самое время его создать.

В качестве экспертов в данной статье выступили:

Светлана Фальковская, основатель и генеральный директор A.S.Wellas Executive Search and Recruitment — подбор ключевых сотрудников для международных компаний c 1999 года. Сотрудники в 11 странах, клиенты на 5 континентах, включая Россию и СНГ, Европу, США. Карьерный консультант, основатель компании LinkLab — лаборатории карьерных связей. Публикации в Newsweek, RusBase, CIO Journal, Управление персоналом, Финансовый директор,  Cosmopolitan.

Вениамин Фальковский, основатель и генеральный директор компании LinkLab, заместитель генерального директора по организационному развитию и персоналу компании A.S.Wellas Executive Search and Recruitment. Методолог, консультант по системной деятельности и целеполаганию. Его профиль в LinkedIn https://www.linkedin.com/in/benfalkovsky/